中国石油ERP系统物资编码管理应用分析

　　物资分类与编码随着石油工业发展的需要而产生，并逐步应用完善，自1990年开始，随着物资管理信息系统广泛应用，物资分类和编码管理开始迅速发展，物资分类逐步完善，编码质量逐年提高。2000年，中国石油物资装备(集团)总公司确定《石油工业物资分类与代码》SY/T5497-2000物资编码标准，物资分类确定为60个大类并在石油系统得到广泛应用。目前物资分类码已有2.8万多条，其中明细码近300万条。

　　物资编码支持以物资分类与编码系统网站(CODE)和中国石油公共数据平台(MDM)依托。物资分类与编码系统网站，一般称为CODE网站，于2002年开发使用，具有物资分类码和编码的申请、查询、更改等管理功能。其编码显示为18位，由两部分构成，即8位分类码和10位流水码。

　　中国石油公共数据平台，简称MDM(Master Data Management)。是以中国石油ERP系统为切入点，为中国石油信息化建设提供统一的公共数据标准、运维体系及编码。该系统自2006年开始建立运行，于2010年3月1日一期升级上线。实现了物料组管理、编码批量申请及编码冻结等功能。涵盖了物料、供应商、会计科目、组织机构等基础核心数据。其中Z050类型的物资编码11位，包括1位标识位和10位流水码，分类码在物料组字段中列示。随着2010年4月集团公司物资采购管理部《关于《石油工业物资分类与代码》(2010)试行和加强统一规范物料分类与编码管理的通知》下发和执行，物资编码工作将进一步加强。地区公司ERP上线前，要检查在用编码，核实品名与属性，在MDM中申请对应编码。ERP系统上线运行后，必须要在MDM申请并使用物资编码。因此物资编码管理工作在ERP系统运行中的地位愈加重要。

　　2 西部钻探和西部管道公司ERP与物资编码管理现状及存在问题

　　西部钻探工程公司于2007年12月25日组建成立，公司ERP系统于2009年10月上线运行。虽然公司高度重视物资管理，对物资编码工作配套相关办法，并积极投入人力物力开展了培训。但ERP系统上线运行后，需要提高和应避免的问题依然占14%。

　　西部管道公司ERP系统于2008年12月底双轨运行，2009年7月20日进入单轨运行;公司物资编码和ERP系统应用经历了较长的磨合过程，但由于一线物资需求计划提报人员不熟悉物料属性，使物资采购部门相关人员必须要经过反复核实才能准确了解物资需求，完成申码配码，导致采购周期过长，甚至严重影响生产。

　　在上述两公司的实际业务处理中，发现了大量类似的问题。如：

　　(1)同类物资申请在两个物料组并存。

　　通过对比物料描述，其实两者都属于节能发电机，应用同一物料组。按集团一级采购目录规定，28060401柴油发电机组属于一级采购，如果报总部集中采购后，就会发现技术协议与实物不符，不属于柴油发电机组，会影响及时采购。

　　(2)申码基本属性与基本计量单位不一致。如西部钻探公司某二级单位申请将部分润滑油编码的基本计量单位由桶或公斤改为吨，这样修改后可以规范润滑油的单位统一为吨，比较合理。但却由于已经有二级单位使用这个编码制作采购信息记录，修改基本计量单位后造成了价格错误。再如螺帽的基本计量单位，不同二级单位有的业务员认识不同，有的认可百件，有的认可公斤，有的认为用只，意见不一致造成计量单位比较乱。

　　(3)物资编码申请与采购作业时序产生矛盾。如计算机型号已内含品牌、厂家等信息，但因为各厂家(品牌)型号编制方式不同，在制作需求计划申码时不能填写品牌型号，只能在其他属性字段和备注中填写CPU、内存、硬盘、显示器等属性，造成物资的主要属性描述不准确，且使最终采购确定的供应商供货物资型号与需求不完全一致。

　　(4)已申请编码无法与后续业务衔接的重码、错码问题。如某二级单位提出的出口材料结算问题，要求申码名称规格(10000106777抗盐聚合物降滤试剂SP-8)与报关凭证、合同订单等使用的名称(钻井液用聚合物降滤试剂SP-8)一致。而通过查询其审核提报的编码，是同一物资。

　　从上述的问题来看，由于各地区公司相关人员对物料属性的认知程度、编码管理工作要求不一，加之一些外部环境的影响如生产需求与物资管理的矛盾及相关利益方因素等。物资编码质量参差不齐的状况可能一时仍难以改变。分类码问题、一物多码、错码和物料描述不规范、物资编码与采购时序的矛盾等问题将难免再次出现。因此如何处理这些矛盾，成为相关制度、ERP业务流程、编码灵活度等方面亟待改进解决的问题。

　　3 对编码管理工作的建议

　　物资分类是物资数据统计分析的需要，也是制定集中采购目录的依据，执行集中采购必须有正确的明细编码。明细编码又是信息系统的基础数据。在底层支持各业务环节运运行。随着更多的地区公司ERP上线运行，MDM中编码数据会迅速增加，重码、废码等冗余数据也会不断增多。因此，为进一步规范编码管理，提高物资编码质量，有效利用编码平台的资源，提出以下几点建议：(1)加大相关人员和设备的投入，保证网络安全畅通、服务器响应及时，并由地区专家组与地区公司物料管理岗共同参与，以保质保量完成编码工作;(2)检查已发布编码，确保数据质量。重点对一级采购物资目录内的分类码与明细码进行全面检查，冻结重码错码;对一级物资目录内物资的新增申码严格审核，确保新码质量;利用编码平台对地区公司在用编码进行检查，确保已发布数据质量;(3)地区公司物料管理岗负责本公司物料编码，严格按照物料组和属性要求审核维护编码申请，尤其保证备注字段不得随意填写内容，并且注意申码物资的基本计量单位的合理性，确保数据质量：(4)完善系统支持，及时升级MDM平台，采取集团统一管理和地区公司自编码相结合的方式，解决物资编码与采购作业时效的矛盾;(5)对ERP新，卜线公司，制定合理的时间表，确保上线前物资属性检查核实和配码。或派驻编码专家负责新上线公司的申码核对及审核工作：(6)严把物资的到货验收关，检查到货物资名称、规格型号、说明书等与编码的物料描述一致，确保信息流与实物流匹配;(7)当编码工作质量提高条件成熟时，统一基本计量单位，根据申码情况，合理确定新增申码数量和临时自编码数量，减少数据冗余;(8)注意编码及时性。由于编码管理采用先申请后发布的方式，要注意及时性问题，尤其是分类码的申请，避免编码工作影响物资采购，成为焦点;(9)坚持先配码再做物资相关业务。避免由于各种原因等确定名称后再到MDM申码，造成申码困难或不符合控制规范的行为。

　　我们相信，随着将来中国石油ERP项目的伞面推进，相关制度进一步完善，业务流程规范细化，在编码专家和数据管理人员的努力下，上述问题一定会得到解决，物资编码管理工作也会跨上一个新的台阶。

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