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后ERP时代的企业管理信息化建设药方

2008-12-10 18:54:00作者: 来源:

摘要在完成ERP后,企业管理信息化下一步要做什么?在做的过程中,有哪些问题?如何解决? ...

在完成ERP后,企业管理信息化下一步要做什么?在做的过程中,有哪些问题?如何解决?

烟雾缭绕的会议室里,时不时传出争论声。“我们需要的系统,不仅仅是提高效率,还要可以提高预算的准确性,加强预算过程的监督和控制,……”“但你选的系统在技术架构上有问题,……”“你根本就不懂业务!”“你不懂技术!”转眼,先后有两个人从会议室里快步走了出来。这样的不欢而散,从财务总监打算上一套预算管理系统开始,最近几周已经上演了数次了。”而这还只是开始,面对类似的问题,业务人员和技术人员似乎是分别来自火星和金星。

技术之痛

在企业中,IT部门看似与所有部门都相关,但技术的性质决定了IT部门是处于相对独立的地位。也因此,避免不了在帮助业务部门选型、实施、维护的过程中,常常面临技术和业务的沟通问题。怎样才能有效进行沟通,以达到目的,对于IT部门的每个人来讲都是很关键的。

会议不欢而散,IT总监心里明白,想要财务总监及老板明白技术,不是一件容易的事情,而且老板和财务总监的需求也各不相同。因此这次他希望做一些改变,通过不同的方式让他们了解技术,协调需求。

首先,他找到老板,“我们公司下属分支,地域分布广,而且所用的业务系统各不相同,对数据的整合成本相当高。现在上系统,必须考虑到两个问题,一是,历史问题如何解决?打算花多少成本解决?二是,选择什么样的技术,才可以保证能满足企业发展中产生的管理需求……”看到老板时而点头,时而皱眉,技术总监知道,老板正在考量他所陈述的这些问题的严重性。

他稍微停顿了一会,继续说道:“与我们类似的很多公司,也存在同样的问题,他们的经验和教训,我们也可以借鉴。比如,中国联通,在上合并报表系统时,保留了原有的不同厂商不同版本的核算系统,节约了成本,减少了系统浪费,缩短了项目实施时间,但上线后,避免不了数据的人为影响,因此又追加了数据集成项目。…”他拿出了公司上系统的成本核算和技术问题,同时还展示了其他企业实施信息化的案例给老板看。

从公司管理的角度来讲,老板关心信息化能带来的正面作用,同时,也关心信息化与企业长远发展的匹配和信息化的成本。但听过技术总监的论述后,他发现了财务总监和技术总监在信息化方案选择上的分歧,而对方案的取舍,也有了初步的判断。

成功地迈出第一步后,对于财务部门和其他相关部门,技术总监准备给大家提供一次认识管理信息化的机会——培训。培训由技术工程师和外部专家共同授课,即开拓视野,又有企业实际,给大家上一堂生动的信息技术普及课程,使大家了解管理信息化的基本理念及其重要作用,同时对技术部门的工作也有了一定的认识。

下一次的会议的结果,已经可以预测了 。

技术之外的利器

有效的沟通如同润滑剂,可以减少IT部门与业务部门之间的矛盾,同时使其工作开展更为顺利。在企业信息化建设过程中,IT部门作为一个信息交流的枢纽,其位置如下图所示:

为了能够使信息枢纽通畅,技术总监及IT部门人员的沟通能力至关重要。面对不同的问题,采取的沟通方式和沟通技巧各有不同。对于那些需求和技术实现有冲突的项目,要尽量避免与业务部门的正面冲突,站在他们的立场上,去考虑这个问题,并以迂回的方式加以说服;对于那些不明白IT知识的人员来讲,要把技术信息转化成非技术信息进行传递,使大家都能够明白其中存在的问题。……总之,无论面对哪种沟通对象,都要以对方能够明白的方式把信息准确无误的传递出去。这也是IT部门以及其他各部门人员需要掌握的技巧。

可见,沟通内容之于交流如同灵魂,沟通形式之于交流如同身体,沟通技巧之于交流如同美服,内质与外在的协调配合,才能令人印象深刻。为了帮助IT人员开拓一条有效沟通的捷径,作者尽其所能,总结出以下几条沟通要诀,敬请参考。

首先,建立一个良好的沟通环境。当然,这不是技术总监或技术部门能够完成的一项伟大工程,这需要企业最高领导以及各部门负责人共同推动。企业为员工建立一个平等和谐的沟通平台,多角度、多层次,使大家畅所欲言,各抒己见,在不断的沟通中建立起相互信任,相互依赖的同事关系。领导能够听到员工的声音,员工也能了解到企业的发展情况,这为企业推动各项变革奠定了坚实的基础。

其次,正确的沟通形式。企业内存在正式沟通与非正式沟通或书面沟通与口头沟通等形式。在选择时,要根据沟通对象,以及沟通内容决定。如上文所述情况,公司开会讨论信息化、开展培训等就属于正式沟通。对于那些重大的、具有影响力的事件应以正式的、书面的形式发放给全体员工。对于日常的、琐碎的事情则以效率为第一优先考虑,口头传达即可。

第三,态度正确。人们常说态度决定一切,沟通亦是如此。谦恭、真诚、谨慎的沟通态度,可增强沟通双方的信任感,在此基础上表达的意思,将更具说服力。

第四,倾听。沟通要讲究“听”的艺术,只有听明白人家在说什么,你才能有针对性的表达自己的意思。积极聆听就要暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望,全神贯注的理解讲话者的内容,与其一起去体验,感受整个过程。要适应讲话者的风格,附和、模仿对方的风格;要感知对方心理和情绪的变化;要从对方的角度去思考问题。

第五,充分准备。明白对方的意图后,你就要充分准备如何应对。

第六,把握节奏。重点内容要加以强调,运用语音语调、肢体语言等引起他人的注意;非重点内容,要简明扼要,一句带过。

总结

没有沟通,最好的想法、最出色的方案、最优秀的决策、最到位的决策执行、最及时准确的反馈等等都无法得到和实施。仅就本文所说的信息化建设也是如此。一个组织就像完整的人体,每一个部门就是人的各个器官,每一个职工就像细胞一样,细胞的活动就形成器官的职能,该器官的职能行使,就是人的所有活动表现。细胞的活动,器官的运行都是通过神经传输到大脑,那么神经系统就是我们所说的沟通。企业的信息化建设,是一件牵一发而动全身的事情,这就需要IT部门在技术之外,把握沟通。


(本文不涉密)
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