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傻瓜选型,从几个非技术细节判断ERP的品质

2008-12-23 23:04:00作者:Simon来源:

摘要很多企业在为ERP系统的选型犯难。确实,要在琳琅满目的ERP产品中,选择一个合适的ERP产品,对于没有这方面经验的企业来说,确实有一定的难度。笔者在这里就为大家介绍一个诀窍,从细节看ERP系统的成熟度。 ...

很多企业在为ERP系统的选型犯难。确实,要在琳琅满目的ERP产品中,选择一个合适的ERP产品,对于没有这方面经验的企业来说,确实有一定的难度。笔者在这里就为大家介绍一个诀窍,从细节看ERP系统的成熟度。

也就是说,从一些ERP软件设计的细节上,可以看出这个ERP产品是否够完善,是否久经市场考验。或许这种方法不怎么科学,但是,对于不怎么熟悉ERP产品的企业来说,确是非常实用的选型手段。

细节一:是否包含版本机制。

通常情况下,我们可以通过ERP系统相关页面与窗口是否包含版本管理机制,来判断这个ERP产品是否完善。因为时间一长,企业用户的需求总是会改变的,最终可能会影响到ERP系统的界面调整以及后台程序。虽然有时候,我们可以通过界面字段的调整或者其他一些方式来确定ERP系统相关界面的版本。但是,这么做,很容易出错。这对于日后维护还是升级,都会造成一定程度的麻烦。

所以,笔者建议,在ERP系统的各个窗口以及报表中,一定要引入版本控制机制来确定使用中的数据库的版本。故企业在选择ERP产品的时候,可以看看,在ERP窗口或者其他界面中,是否有版本这个字段。一般情况下,本着持续发展策略的软件企业,都会在自己的产品中引入版本控制机制。因为他们后续会推出新的版本。若不引入这个版本控制机制的话,则很难区分用户的二次开发需求。这就会对软件升级造成障碍。

细节二:把名字分开来写。

笔者有时候发现,在不少的小型ERP系统中,姓名一栏内就是只有一个“姓名”字段;或者说,其后台数据库中只有一个“Name”字段。个人觉得,这只有刚入门的开发人员才会这么做。通常情况下,笔者建议要把“姓”跟“名”当作两个栏位来处理。然后再查询的时候,有必要的话,把他们合并起来。

这么做的好处是非常明显的。

一是在给客户发邮件的时候,通常不会联名带姓的叫,往往都叫做“郑公”、“张公”等等。无论男女都一样。若把姓与名都合并在一个字段中管理的话,则很难实现这个需求。此时,若在ERP系统中集成邮件系统的话,就不能够实现邮件的自动发送功能。或者说,系统每次发送邮件之前,企业员工都需要手工的更改,那不就显得很麻烦吗?

二是要考虑到不同的用户习惯。现在不少的企业可能都有国外的客户;或者说,在企业内都有外国籍的管理人员。他们由于文化习惯的不同,喜欢把姓与名倒过来写。我们中国人的习惯是先写姓后写名;而国外则是喜欢先写名再写姓。所以,为了提高ERP系统的灵活性,适合各种不同文化的人使用,提高界面的友好性,最好把姓与名分开来管理。

根据笔者的了解,只要具有多语言支持的ERP系统一般都会这么处理。若企业需要一个多语言的ERP系统,则可以从这个细节上判断,这个ERP系统是否真的能够提供很好的双语言支持。我们在选型的时候,需要转变观念。多语言环境,不仅仅是一个语言翻译上的问题,还需要兼顾各种语言国的文化习惯。若按照中国人的使用习惯设置的英文语言环境,相信很多人在使用起来都会觉得很别扭。

细节三:是否有作废标记。

在ERP系统中,各条记录之间都有紧密的联系。如果有个供应商不跟他交易了,我们一般都不会对其删除,而是作废掉。若把这条记录删除的话,则在其他界面上,原先采用这个供应商的采购单或者其他单据,就会显示乱码。严重的情况下,还会导致程序错误。

所以,一般情况下,在不需要某条记录的时候,不要直接把他删除。在理想的情况下,是把这条记录作废掉。等到一段时间后,再用专门的纪录清除程序,把作废的纪录删除掉。因为采用专门的纪录清除程序,在删除数据的时候,会考虑到纪录的关联性。

有些ERP系统在ERP系统设计的时候,没有考虑到这方面的细节问题。当用户需要删除某条记录的时候,不管是否存在子纪录,都会允许用户删除。或许这比较适合用户的操作习惯,却破坏了索引的整体性。这是一不科学的设计方法。

另外,即使不考虑数据的完整性,有时候为了查询的需要,也会把一些不用的纪录暂时作废掉。如根据物料需求计划自动生成物料申购单或者采购单。有时候,采购人员可能出于其他的考虑,如销售订单取消等等,采购订单也会取消掉。此时,我们实施顾问是不建议企业把采购订单纪录直接删除(这从技术上来说,也是可以的),而是设置为作废。如此的话,以后再查询的时候,仍然可以查到这条记录。

所以,用户在判断ERP产品是否完善的时候,可以查看在产品、采购订单等界面,是否存在作废字段。若存在的话,则可以在一定程度上说明,其设计还是有可取之处的。

细节四:是否采用了多地址管理。

在ERP系统中是否设置了多个地址字段,这也是判断ERP系统是否完善的一个细节之一。因为在企业管理实务中,往往需要多个地址字段。如有的比较大的企业,在各地有生产厂,但是有一个总的采购部门负责采购。如此的话,他们的开票地址与运送地址可能就不一样。若只有一个地址字段的话,在发票与送货单上就不能够进行独立管理。

同理,有时候电话也要分开来。在客户联系人方式上,至少要可以设置多个联系人。并且按不同的用途进行分类。如有的时采购联系人,有的是收货联系人等等。对于大部分客户来说,不可能采购部门即负责采购又负责收货。为此,企业业务部门平时是跟对方的采购员联系;但是,送货过去的话,则是跟对方的仓库管理人员联系。

所以,在ERP系统中,像地址、联系人、电话等等内容,都要采用多个字段。同时,从ERP性能的角度考虑,还要为其设置独立的数据库表。虽然这可能会浪费一点磁盘空间,但是,却是可以提高ERP服务器的性能,减少用户的等待时间。

细节五:合理对数据库对象命名。

很多人可能会认为,数据库对象是他们软件公司程序开发人员需要用到,企业用户用不到。所以在取名的时候,只需要他们自己人看的懂就可以了。其实不然。

一方面,一些ERP软件其实都带有自定义报表功能。用户可以通过这个模块,定制自己所需要的报表。此时,企业用户就需要直接用到数据库中的字段。为此,软件公司在数据库对象命名的时候,不仅仅要考虑到自己的需要,还要让企业用户能够一目了然的直到数据库中某个字段所代表含义。

另一方面,其实在ERP系统中没有报表自定义功能。但是,据笔者了解,企业往往也会自己开发一些小插件,直接从数据库中获取相关的数据。如笔者有一家客户,他们就利用Excle表格,直接从数据库中查询中所需要的数据并按一定的格式生成报表。

所以,无论从哪个方面考虑,软件公司在数据库设计的时候,要注意数据库字段名的可读性。企业在软件选型的时候,也可以适当关注这方面的细节。从这里可以看出,软件公司是否真的想企业所想。

以上五个ERP产品设计的细节问题,虽然不能够反映ERP产品的全貌。但是,也可以从一个侧面看出这个ERP产品是否人性化,是否完善。若企业对于ERP选型无处下手的话,则可以通过这个简便方法来进行判断。


(本文不涉密)
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