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宋伟:CIO业务熟悉度要过80%

2014-04-08 10:47:01作者:宋荣荣来源:

摘要CIO要加强与业务部门的沟通,有策略地推行信息化应用,解决业务关键难点。...

  【《中国信息化周报》信息主管栏目专稿】年轻帅气的宋伟这样评价自己,“冷静沉着、善于观察、敢于创新、充满热诚”。在采访中,宋伟告诉笔者,当初之所以选择IT行业主要还是因为自己的兴趣爱好,“我第一次接触到计算机还是在1994年,那时还是学习简单的Basic和Logo语言,当时就激发了我对计算机无限的兴趣,读大学的时候也顺理成章地选择了相关方向的专业。”2003年2月终于有了一台属于自己的计算机之后,宋伟更是没日没夜地泡在计算机上,利用课余时间先后学习了多门计算机语言,并且大学期间的所有计算机相关课程都以全优的成绩通过。

  宋伟说,正是因为自己在计算机程序设计方面的特长,2004年从北京化工大学毕业后,顺利地在北京华夏大地远程教育网络服务有限公司谋到了一份程序员的工作,正式开始从事IT方面的工作。作为程序员工作了两年之后,宋伟选择回自己的家乡广西南宁发展。广西南宁的企业,相对于北京而言对程序员的需求并不多,因此经过深思熟虑之后,宋伟选择了进入企业从事信息化管理工作。2007年,宋伟进入广西小松工程机械设备有限责任公司信息部工作,从基层一名普通的信息专员干起,也正式开始了他的信息化管理职业生涯。


广西嘉和置业集团有限公司信息化主管 宋伟

  提升对业务的支撑力

  经过不断地组织信息部与业务部沟通和探讨,信息部有针对性的推广信息化系统的最佳实践经验给业务部门,帮助业务部门用好信息化工具。业务与系统的结合日趋完美,信息系统的支撑作用逐渐凸显。

  中国信息化周报:您是什么时候加入广西嘉和置业集团的?当时广西嘉和置业集团的信息化建设情况如何?

  宋伟:我开始关注广西嘉和置业集团的信息化建设是从2010年开始,但是正式加入广西嘉和置业集团是2011年8月,掐指一算,到今年也接近三年。我进入嘉和集团之初,说实话当时的信息化建设状况很一般,就我看来可以用12个字来形容:“推广乱、应用浅、支撑差、服务弱” 。

  推广乱:新上的信息系统推广没有章法,培训指导都不到位,相关管理制度和应用说明都没有,业务部门半懂不懂地就被赶鸭子上架开始使用。结果信息系统越用越差,问题越来越多,数据越用越错,越用越没信心。

  应用浅:信息化系统上线后,信息部的人员就觉得万事大吉了,项目结束了,对项目后续工作不闻不问不跟踪了。这就造成信息系统应用过程中,出现偏差没人管,有了意见没人理,错过深化应用的时机,仅仅停留在表面应用。

  支撑差:信息部的人员力量不足,人员业务水平参差不齐,没有业务学习和分析的机制。这就造成信息部对业务部门反馈的意见反应不及时,对业务系统的思想理解不透彻,往往造成信息部推出的信息化应用与服务对业务的支撑作用差,造成“系统是系统,业务是业务”骨肉分离的管理局面。

  服务弱:信息部的人员缺少服务意识,没有理解信息化技术作为管理的工具是为企业管理做服务的。服务不主动,不认真,不到位,造成业务部门对信息部的意见较大,满意度低。

  中国信息化周报:目前,广西嘉和置业集团的信息化建设情况如何?

  宋伟:嘉和集团从2011年开始推行了一系列信息化建设的改进措施,到2013年底嘉和集团的信息化管理水平开始有了很大的提升。主要体现在以下几个方面:

  1、信息化服务加强,满意度提升。信息化服务作为信息化管理最基础的环节,经过3年左右的持续改善和思想灌输,信息部的成员开始逐渐地建立起服务意识。同时通过更多的参与业务部门的业务学习的和讨论,信息部的成员开始领会公司的业务精髓,并能与业务骨干形成默契。目前信息部在整个企业中的形象变得清晰,满意度得到提升。

  2、信息化建设有章有法,有始有终。从2012年开始新引进和升级的信息化系统,都是经过严格的应用规划、上线实施等标准流程,按照“推广到位、培训到位、跟踪到位”的要求进行建设,整体的应用效果比较理想。项目正式上线后,还会定期地召开系统应用讨论会,一旦发现问题及时解决,发现深化应用的时机及时推进。

  3、信息系统的业务支撑效果显著。2011年开始,嘉和集团放缓了引进和升级新系统的步伐,主要的精力还是放在原有系统的深化应用,提升系统对业务的支撑力上。经过不断的组织信息部与业务部的沟通和探讨,信息部有针对性的推广信息化系统的最佳实践经验给业务部门,帮助业务部门接受先进企业的管理思想,用好信息化工具。随着公司的业务不断改善,信息系统的不断优化,业务与系统的结合日趋完美,信息系统的支撑作用逐渐凸显。

  中国信息化周报:在广西嘉和置业集团工作期间,一开始您主要负责什么工作呢?

  宋伟:最初主要负责企业运营方面的信息化业务,例如成本、计划、流程等。现在还负责信息化规划方面的工作。

  中国信息化周报:目前,您在嘉和置业集团的信息化工作着力点有哪些?

  宋伟:目前公司放缓了新系统的引进,因此近两年集团信息化的着力点还是抓应用深化、业务支撑和服务提升。

  主抓业务系统的深入应用

  目前公司正在主抓业务系统的深入应用,我们一边推动公司的管理革新,一边从各个业务板块的源头和关键环节,积极通过应用培训、现场指导、专题沟通等手段,引导业务部门试用一些有创新管理价值的应用模块和流程。

  中国信息化周报:广西嘉和置业集团是如何走上信息化道路的?

  宋伟:嘉和集团的信息化之路始于2006年,2008年实现了定位,2011年开始加速发展。2006年,嘉和集团的业务不断扩大,规模也开始成倍地增加,公司决策层开始意识到,必须要有好的工具。因此2006年,公司引进了第一套真正意义上的信息化系统——OA系统,开始走上信息化管理之路。

  中国信息化周报:利用信息系统之后,对工作有了哪些改善?

  宋伟:信息化系统作为企业管理最好的工具之一,它的作用是比较明显的,我的理解看主要有六个方面:“优化流程、提高效率、节约成本、扩大销售、细化管理、控制风险”。

  中国信息化周报:IT在广西嘉和置业集团的核心业务流程之中发挥什么作用?公司对于今后IT的应用有什么计划?

  宋伟:对于公司的战略、决策、研发、销售等核心类业务流程,信息化主要是通过收集真实、科学的数据信息,以及提供严谨、规范的控制手段帮助企业实现效率提升、管理精细和风险控制。

  中国信息化周报:您公司的信息系统是购买还是自主研发的?

  宋伟:嘉和集团的信息化建设,主要是采取购买业内优秀的产品,在此基础上与厂商合作,进行系统深度定制。

  中国信息化周报:广西嘉和置业集团有哪些信息系统?这些系统和公司的业务相匹配吗?运用起来有哪些问题?您是如何解决的?

  宋伟:嘉和集团是一家大型的多元化企业集团,目前针对公司主营的房地产业务,信息系统已基本覆盖核心的业务环节。信息系统对业务的支撑作用,已经逐渐显现。经我们统计,2013年业务流程的平均效率比2011年提高了一倍多。

  目前公司正在主抓业务系统的深入应用,遇到的主要问题就是要引导业务部门接受我们业务系统带来的先进经验,改变过去的管理模式。目前我们采取的措施,就是一边推动公司的管理革新,一边从各个业务板块的源头和关键环节,积极通过应用培训、现场指导、专题沟通等手段推广业务系统的实践经验,引导业务部门试用一些有创新管理价值的应用模块和流程。甚至我们还会主动帮助业务部门分析系统的业务数据,引导业务部门去关注系统的信息价值。

  中国信息化周报:信息系统上线时和上线后,您的工作遇到了哪些困难?您是如何解决的?

  宋伟:信息系统上线时,最大的困难我认为还是取得业务部门的支持。因为只有业务部门支持你的系统,系统的应用才能顺利,信息化的作用才能发挥。为取得业务部门的支持,除去平常信息部门要提供良好的信息化服务提升满意度外,还有几个工作是要做到位的:1、前期调研和讲解要到位,尽量让业务部门道出困难,理解系统;2、组织合理,尽量让业务部门的负责人参与项目建设过程;3、培训认真,这里我要重点说。系统用的好不好,业务人员对系统的熟悉很重要。通常我都要求项目经理组织多场培训,尽量让所有相关业务部门成员参加。同时精心准备培训内容,讲解应用难点,相关培训材料和视频要提前准备,发放到位。对于培训得到的反馈,24小时内必须反馈。以上一系列工作,就是要确保业务人员在使用系统的时候,不带着任何疑问。

  信息系统上线后,我认为最大的困难不在外部,恰恰是我们信息部门没有坚持对已上线系统的跟踪。很多系统最后应用不好,往往是应用过程中出现问题,没有及时解决。最后小问题成了大麻烦,使得业务部门对系统没有信心。针对这种现象,我就要求每个系统上线后,设立跟踪负责人,每周跟踪系统的应用情况,收集业务人员的意见,做到小问题及时解决,大问题限时办结,确保系统应用稳定。

  适当的利用上层力量

  借助上层领导的力量,从上而下地开始推动电子流程使用,并通过投入人力贴身服务方式,指导业务部门使用好业务功能。

  中国信息化周报:您具体指导、参与过哪些项目实施?请具体谈一谈。

  宋伟:在嘉和集团的这三年,我参与的系统比较多。主要参与的系统有成本管理、采购招投标管理、计划管理、企业门户等业务系统的建设。

  这里我谈谈采购招投标管理系统的项目实施。这个项目是2012年底上线,2013年中旬开始深入应用。由于公司的采购招投标业务量大,工作强度高,一直以来又没有信息化系统应用的经验,业务部门经常用工作忙、没时间、不习惯用系统等理由不配合信息化的建设。因此我们信息部在推广采购招投标管理系统时,受到了不少的阻力。为了能够让信息系统应用顺利,我们也采用了一些实施技巧。

  第一步,抓住业务简单环节先上应用。我们分析发现招标前期的供应商管理,是一个业务源头,有专人负责,业务相对简单。我们就提议先从这个环节开始应用系统,并带动业务部门负责人关注和使用系统,起到很好的系统导入作用。第二步,抓住业务难点推动管理变革。经过多次沟通,我们发现业务部门在对供应商的评价阶段,一直是一个费时费力,效果不明显的工作。我们通过多方分析和收集业界经验,通过适当的推荐方式引导业务部门主动优化管理制度。在这个基础上,我们再适时将我们信息系统与业务部门的新管理制度结合推广,很快地就让业务部门接受了我们的信息系统。第三步,适当地利用上层力量。招标过程的审批一直耗时严重,并且跟踪困难。我们采取相关业务效率对比的方式,介绍我们的信息系统一旦将招标业务电子流程运用起来,流程效率将会大大提升,从而争取到上层领导的支持。借助上层领导的力量,从上而下地开始推动电子流程使用,并通过投入人力贴身服务方式,指导业务部门使用好业务功能。最终,采购招投标业务系统成功实施,目前已经发挥出它应有的效果。

  中国信息化周报:广西嘉和置业集团信息化建设取得成功的原因?

  宋伟:嘉和集团的信息化建设,目前只是取得初步成功,初有成效。离真正意义上的成功还有距离。从这三年的信息化建设经验看,能取得进步有几个经验值得分享:

  1、提升信息化服务满意度。通过提升信息化服务满意度,可以使得信息部得到业务部门的更多支持和信任,这也反过来帮助信息部能更好地推动信息化建设。

  2、学会信息化建设的组合拳。比起书本上一成不变的信息化建设套路。信息部如果可以学会知己知彼,不同的部门、不同的业务、不同的困难用不同推广方式,会取得不同的效果。或先难后易,或先易后难;或至上向下,或至下而上;或先系统后制度,或先制度后系统等等,都要好好思考,组合出拳才能成功。

  3、扎实地修炼自家内功。信息化系统用得好不好,一个关键就是系统上线后,信息部门能否跟踪到位。这就要求信息部成员对业务很熟悉,能够及时发现业务操作中的不合规处,及时将系统应用过程中的小问题、小差错扼杀。系统应用熟练了,流程顺畅了,数据准确了,系统的信息价值才能更好地体现。

  向下提供信息支持是挑战

  信息化的系统要跑起来,数据要准确,就要依靠在第一线应用信息化系统的业务部门的支持。因此,我把向下提供信息化支持,作为信息化管理的一大挑战。

  中国信息化周报:作为信息总监,您所面临的挑战主要是什么?您如何理解和解决这些问题?

  宋伟:我认为在企业负责信息化建设,主要的挑战有三点:信息化团队管理;向上推广信息化管理;向下提供信息化支持。

  1、信息化管理是一门交叉性学科,要培养一名既精通信息化技术,又理解企业管理理念的人才还是比较有难度的。国内很多企业招聘信息部人员的时候,大多都是优先考虑技术出身的人才。那么如何把一名技术人才培养成优秀的信息化管理人才,这就考验信息部负责人的水平了。就我的经验来看,最有效的手段还是培训+实践。比如我们部门每月都要有内部业务培训课,由各系统负责人讲解自己负责的业务系统的业务内容;每当有新应用要推广的时候,开展应用培训的时候,我会要求部门全体人员都参加学习;还有各个系统的负责人都要掌握系统报表的制作方法,业务部门的报表需求都由系统管理员自己制作,从制作报表中去学习业务。

  2、企业的信息化管理要出成效,上层领导的支持和理解很重要。作为企业的信息部就要善于向上推广信息化管理。比如,善于抓住机会向领导介绍信息化系统的优点;善于联合业务部门推广创新的信息化管理手段;善于用信息化技术与分析,发现领导想要的信息等等。

  3、信息化的系统要跑起来,数据要准确,就要依靠在第一线应用信息化系统的业务部门的支持。因此,我把向下提供信息化支持,作为信息化管理的一大挑战。我们采取加强与业务部门的沟通与配合;提升信息部的服务主动性、及时性;有策略地推行信息化应用和解决业务的关键难点等等举措,都取得了比较好的支持效果。

  中国信息化周报:作为信息总监,您对公司的业务流程和运营模式了解程度如何?您通过什么方式来加强对公司业务的了解?

  宋伟:要成为一名优秀的信息化管理者,我觉得至少要对企业的业务熟悉80%以上。我的资历还比较浅,房地产的业务也比较复杂,我觉得自己还远远没有达到这个目标。

  要想很好地了解公司业务,没有捷径,只有脚踏实地的学习。首先,必要的业务书籍是肯定要看的;其次,尽可能多的参与业务部门的会议,业务部门积极讨论业务问题的时候,正是学习业务的好时机;最后,自己要多研究成熟业务系统的管理理念,这是先进企业的管理经验。

  中国信息化周报:您如何看待云计算、大数据?您认为数据分析和挖掘对企业的发展规划有何意义?

  宋伟:云计算、大数据都是现今比较热门的话题,我也比较关注。但是,我对云计算的信息安全性问题还是略有顾虑。至于大数据,对于我们一家信息化管理刚刚起步的企业来说应用还为时太早。

  企业要走精细化、科学化的管理路线,学会信息数据分析和挖掘是很关键的。学会用数据说话,理性分析,才能避免企业在制定战略规划时不会走偏,并将企业经营的风险控制到最低。

  中国信息化周报:您如何化解IT部门与其他部门之间的协调、沟通难题?

  宋伟:这个我觉得就是相互支持的问题,我认为只要改善服务质量,提升服务满意度,默契自然就形成了。至于协调与沟通的困难,都会迎刃而解。



责任编辑:lyn

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